Paragraaf Bedrijfsvoering

De gemeente Houten werkt voortdurend aan de ontwikkeling en professionalisering van de organisatie. Met als doel een duurzaam krachtige organisatie te zijn en te blijven, die ten dienste staat van de Houtense samenleving. Er wordt in samenhang gewerkt aan verschillende aspecten, weergegeven in onderstaande klaverbladfiguur.

In 2021 zijn er, zoals voorgenomen, een drietal belangrijke onderzoeken gedaan. Deze onderzoeken hebben aanbevelingen opgeleverd voor verbetering en verdere ontwikkeling van de organisatie. De raad is op verschillende momenten in 2021 over deze onderzoeken en resultaten geïnformeerd. In 2022 volgt verdere uitwerking in de vorm van verbeterplannen en gerichte vervolgstappen, waarover de raad, conform afspraak, op de hoogte wordt gehouden.

Tussenevaluatie ‘Tijd voor verandering’
De Tussenevaluatie is uitgevoerd om een tussenstand op te maken van de ontwikkeling van de organisatie vanaf 1 januari 2019. Het heeft de rapportage ‘Tijd voor verandering’ opgeleverd. In deze rapportage is het inzicht geboden, dat er verschillende noodzakelijke aandachtspunten zijn in de verdere doorontwikkeling van de organisatie.
Zo is onder andere sprake van een te grote omvang van enkele teams (‘span of attention’). Komt de team- en programmasturing  niet goed uit de verf. En is de beoogde financiële organisatie en advisering onvoldoende uit de verf gekomen. Daarnaast wordt er een zorgwekkend hoge werkdruk ervaren in de organisatie. Is het thema vertrouwen en veiligheid een niet te negeren onderwerp. En vragen jarenlange ingesleten gedragspatronen erom, om doorbroken te worden.

Managementletter 2021 (Baker Tilly)
De accountant heeft bij de interim-controle 2021, zoals gebruikelijk, de administratieve organisatie en de daarin opgenomen maatregelen van interne beheersing beoordeeld. De accountant heeft geconstateerd dat het niveau van de interne beheersing in ontwikkeling is en positief verbeterd. Wel wordt ook aangegeven dat er nog meer stappen gezet moeten worden om de ontwikkeling te maken van een gegevensgerichte controle naar een meer systeemgerichte controle. Het gaat daarbij onder andere om het verbeteren van de inrichting en borging van processen in de 1^e lijn (management) en 2^e lijn (advies en ondersteuning). En ook over adequate informatievoorziening en het meer helder maken van verantwoordelijkheidsverdeling en het sturen op bijbehorende houding en gedrag.

Op het gebied van procesverbetering zijn door de organisatie in 2021 concrete stappen gezet ten aanzien van:

• Inkoop en aanbesteden: de 2 ^e lijn (advies en ondersteuning) is in 2021 meer ingezet in dit proces. Tevens wordt verdere opbouw van het contractenregister via verschillende lijnen geactiveerd en gestimuleerd.
• Monitoring diverse processen: monitoring van overeenkomsten is op een aantal punten verder verbeterd, waardoor tijdige en juiste verantwoording beter geborgd is.

Onderzoek duurzame ICT gemeente Houten (M&I/partners)
M&I/partners heeft, op verzoek van het college, in het voorjaar van 2021 een analyse uitgevoerd naar de huidige ICT-dienstverlening binnen de gemeente Houten, gespiegeld aan externe  ontwikkelingen op het gebied van de Informatievoorziening en ICT. De conclusie is dat de kwaliteit van de dienstverlening omhoog moet. Het rapport schetst daarbij vier mogelijke toekomstscenario’s v.w.b. de ICT-diensten, variërend van het continueren van de huidige situatie tot het volledig outsourcen naar een commerciële partij. De uitwerking van deze scenario’s, in termen van impact op de financiën, de organisatievorm, de formatie en de medewerkers, moet gaan leiden tot een keuze hoe de ICT-dienstverlening ook in de toekomst goed in stand kan worden gehouden.

De stand van de bestemmingsreserve Organisatieontwikkeling is per 31 december 2021 € 1,546 miljoen. De besteding van deze bestemmingsreserve is gericht op de inzet voor tijdelijke versterking van de organisatie, flankerend personeelsbeleid / loopbaanoriëntatie, vitaliteitsbeleid en garantiebanen in de periode 2021-2025.

De mutaties in de bestemmingsreserve Organisatieontwikkeling zijn in onderstaande tabel weergegeven.

De middelen per 31 december 2021 zijn als volgt te specificeren:

1. Reservering voor garantiebanen (€ 0,075 miljoen)
2. Reservering voor tijdelijke versterking van de organisatie (€ 0,166 miljoen)
3. Reservering voor flankerend personeelsbeleid / loopbaanoriëntatie (€ 0,890 miljoen)
4. Reservering in het kader van vitaliteitsbeleid (€ 0,415 miljoen)

Deze middelen zijn gereserveerd voor flankerend personeelsbeleid als gevolg van een snelle veroudering van het personeelsbestand de komende jaren. Dit gekoppeld aan de stijgende AOW-leeftijd vraagt extra aandacht voor de vitaliteit (zeker voor wat betreft de functies in de buitendienst) van onze medewerkers. Maar ook voor het borgen van kennis, ervaring et cetera in de organisatie bij toekomstige uitstroom als gevolg van (vervroegde) pensionering. In de periode 2021-2025 zullen circa 20 medewerkers met (vervroegd) pensioen gaan. In de jaren daarna neemt dit aantal snel toe. Dit betekent ook dat er flinke impulsen moeten worden gegeven aan de verjonging van het personeelsbestand. Dit laatste kan alleen door de jonge generatie via op hen toegesneden moderne arbeidsmarktcommunicatie te bereiken.

Banenafspraak
De gemeente Houten neemt als werkgever haar verantwoordelijkheid om mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt kansen te bieden op een passende werkomgeving. Dit vraagt om een zorgvuldige voorbereiding, zodat er zicht is op passende werkzaamheden en ook vorm gegeven kan worden aan de intensieve en structurele begeleiding in de praktijk. De organisatie moet nog een slag maken, alvorens er meer garantiebanen kunnen worden gegarandeerd in 2022 en verder.
Wel zijn resultaten bereikt via de aanbesteding van diensten, waarbij medewerkers uit deze doelgroep worden ingezet. Het beheer van de fietstransferia en de postkoeriersdienst zijn hier goede voorbeelden van. In 2022 staan aanbestedingen gepland voor de schoonmaakdienst en de catering. Dit biedt nieuwe kansen voor het creëren van garantiebanen, aangezien dit onderdeel uitmaakt van ons programma van eisen.

Vitaliteit en duurzame inzetbaarheid.
Eind 2021 is een start gemaakt met de uitvoering van de opdracht om gericht te investeren in de vitaliteit van onze medewerkers, waarbij de aandacht wordt gevestigd op:

• de gezondheid (fysieke en mentale fitheid)
• duurzame inzetbaarheid (geschikt zijn en blijven voor het werk)
• een goede werk-privébalans
• het investeren in de specifieke verantwoordelijkheid en rol van ons management hierin, door vitaliteitsmanagement onderdeel te maken van het leerprogramma Leiderschapsontwikkeling

Door afwezigheid van een programmamanager is de  uitvoering van het Programma Informatie in 2021 sterk onder druk komen  te staan. Op basis van extern advies was de focus in 2021 vooral gericht op  het “ realiseren van het huis op orde” in plaats van op vernieuwing. Om de eerste aanzet te doen om het huis op orde te krijgen zijn de volgende stappen genomen:

• Om de infrastructuur stabiel te krijgen en te houden zijn meer taken uitbesteed aan onze partners. Zij zijn beter uitgerust en hebben meer kennis om de infrastructuur veilig te houden en beter beheerbaar te maken.
• Om het thuiswerken beter te kunnen faciliteren zijn alle medewerkers uitgerust met een smartphone en een laptop. Dit omvangrijke project is in mei 2021 afgerond.
• In september 2021 is gestart met het beschrijven en robuust maken van de essentiële processen die nodig zijn voor een goed werkende ICT-organisatie. Het gaat daarbij om de processen Incidentmanagement, changemanagement, problemmanagement en configuratiemanagement
• Er is een aanvang gemaakt met het beter regisseren van onze partners die de infrastructuur beheren.

Verder zijn de volgende projecten afgerond:

• De volledige overgang van Citrix naar RDS, een project dat bijna 3 jaar gelopen heeft
• De raadszaal is voorzien van een compleet nieuw systeem voor de raadsvergaderingen
• Enkele vergaderzalen, waaronder de collegezaal, zijn ingericht met apparatuur die het mogelijk maakt om hybride te vergaderen.
• Voor alle software is een veilige testomgeving ingericht.
• Voor de stichting Sociaal Team is een cliënt-volgsysteem geïmplementeerd
• Bij RBL is een datawarehouse ingericht. Hiermee worden 5 gemeenten real time voorzien van informatie betreffende jeugdzorg en WMO, over kosten en trends
• Volgens de richtlijnen in de BIO zijn de netwerken van Houten, WIL en RUD nu gescheiden
• Door de constante dreiging van hackers heeft cybersecurity een belangrijke rol gekregen. Hiervoor is nadrukkelijk de samenwerking gezocht met onze partners, wat heeft geleid tot een uitbreiding van de dienstverlening
• Voor WIL en RUD zijn Service Level Agreements (SLA’s) ontwikkeld
• De aanbesteding voor nieuwe printers  is afgerond. De nieuwe printers zullen medio 2022 uitgerold gaan worden
• Het contract voor de licenties van Microsoft is aanbesteed en afgesloten
• Het contract voor de licenties van Oracle is aanbesteed en afgesloten
• BAG: Implementatie van BAG 2.0
• BGT: Invoering van Workflow Management systeem voor het begeleiden en monitoren van de mutatieverwerking
• BRO: Uitbreiding van de set registratieobjecten
• WKPB: Implementatie van nieuw landelijk concept Beter Kenbaar: registratie rechtsreeks bij het Kadaster
• GeoPortaal: Afronding van invoering nieuwe GISViewer voor intern gebruik en er is een start gemaakt voor het verstrekken van Geo-informatie extern
• Stadsplattegrond: op veler verzoek is er een nieuwe versie verschenen van de papieren stadsplattegrond

Digitalisering en informatisering blijven een erg belangrijke rol vervullen in de samenleving. En dus ook in Houten en onze organisatie. Door de coronacrisis is er wederom een versnelling ontstaan in het proces van digitalisering. Digitaal vergaderen is helemaal ingeburgerd.

Onze eigen organisatie moet blijven streven naar meer digitaal werken. Daarbij zijn
duidelijke beperkingen naar voren gekomen. We werken nog veel op papier, of deels op papier en deels digitaal (hybride). En we slaan onze informatie op in mailboxen en op persoonlijke netwerkschijven. En soms in Microsoft Teams. We maken slecht gebruik van de applicaties die we gebruiken en deze zijn vaak slecht ingericht door het ontbreken van tijd van de functioneel beheerders. Kortom onze informatiehuishouding wordt er niet beter op en we raken informatie kwijt. Het verbeteren van de informatiehuishouding gaat de komende jaren een cruciale rol vervullen om onze informatie goed te beheren en te ontsluiten. Nodig om efficiënt te kunnen werken, maar ook om te kunnen voldoen aan de nieuwe Archiefwet en de Wet Open Overheid (WOO).

Deze nieuwe werkelijkheid vergt een nieuw werkconcept. De nieuwe werkplekapparatuur is uitgerold, maar het kantoorpand is nog niet volledig ingericht op de nieuwe werkwijze. Apparatuur die flexibel op kantoor, op locatie of thuis kan worden gebruikt. Deze zaken passen binnen het bredere nieuwe werkconcept waar in 2022 besluiten over worden genomen.

Binnen de reguliere bedrijfsvoering zijn capaciteitsproblemen zo veel mogelijk opgelost door middel van interne mobiliteit en regionale samenwerking. Daar waar het niet anders kon, is incidenteel besloten tot inhuur over te gaan. Dit was in veel gevallen voordeliger dan een tijdelijk dienstverband aanbieden, omdat daar ook aanspraken op een uitkering uit voort konden komen.

Onderscheiden worden drie categorieën voor de inhuur van externe krachten.
a. Vinex en andere ruimtelijke projecten. De financiering vindt plaats uit de grondexploitatie en
    speciaal ter beschikking gestelde kredieten;
b. Incidentele taken/projecten, die eenmalige specifieke deskundigheid vragen, met name
    gerelateerd aan de decentralisaties van zorgtaken. Financiering vindt plaats uit speciaal daarvoor
    ter beschikking gestelde budgetten;
c. Frictie in de reguliere bezetting. Financiering vindt plaats uit salarisbudgetten (vacaturegelden)
    of daarvoor aanvullend beschikbaar gestelde budgetten.
De verantwoording per categorie is opgenomen in de tabel bij de meerjarige inhuurkosten.

Kosten inhuur derden meerjarig
In onderstaand overzicht zijn de kosten voor inhuur van derden voor de jaren 2018 tot en met 2021 opgenomen. De inhuur voor de grondexploitatie is niet opgenomen binnen de algemene dienst en de bedragen hiervan komen slechts in een totaalbedrag voor in onderstaand overzicht. Omdat de dekking van deze kosten plaatsvindt vanuit de grondexploitatie en speciaal ter beschikking gestelde kredieten blijven deze in de rest van deze analyse buiten beschouwing.

De kosten voor incidentele inhuur bij de algemene dienst zijn fors hoger dan in 2020. Het natuurlijk verloop van personeel(mobiliteit) heeft zich, in navolging van 2020, in 2021 nog verder versterkt voortgezet. Dit is in lijn met de landelijke trend. Dit hield in, dat door krapte op de arbeidsmarkt meer vacatures via inhuur (tijdelijk) moesten worden ingevuld.

Resultaat personeelslasten algemene dienst

De personeelslasten binnen de algemene dienst zijn in 2021 nagenoeg gelijk gebleven met de begroting.

In onderstaande tabel zijn de van toepassing zijnde BBV-indicatoren binnen het taakveld 'Bestuur en ondersteuning' per 1 januari van het betreffende jaar weergegeven.

Belastingsamenwerking gemeenten & hoogheemraadschap Utrecht (BghU)
Deze gemeenschappelijke regeling heeft tot doel uit overwegingen van kwaliteit, continuïteit en efficiency samen te werken bij de beleidsvoorbereiding, heffing en invordering van waterschapsbelasting en gemeentelijke belastingen, evenals bij de uitvoering van de Wet waardering onroerende zaken en het beheer en de uitvoering van vastgoedinformatie.

Invoering rechtmatigheidsverantwoording 2022 nog niet definitief
De nota van wijziging bij het wetsvoorstel versterking decentrale rekenkamers, waar de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel van uitmaakt, is in 2021 aangemeld voor plenaire behandeling in de Tweede Kamer. In de loop van 2021 is de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording uitgesteld tot verslagjaar 2022, onder voorbehoud van parlementaire goedkeuring. Begin februari 2022 is nog niet duidelijk wanneer parlementaire goedkeuring verwacht wordt en of invoering vanaf de jaarstukken 2022 definitief wordt.

Rechtmatigheidsverantwoording
Het College van B&W is binnen de gemeente verantwoordelijk voor de naleving van de regelgeving. In de huidige situatie geeft de accountant in de controleverklaring een oordeel over de rechtmatigheid van het handelen van de gemeente.
In het rapport ‘Vernieuwing van de begroting en verantwoording van gemeenten’ van de commissie Depla wordt voorgesteld het College van burgemeester en wethouders zelf verantwoording af te laten leggen over de rechtmatigheid van de besteding van de beschikbare middelen, waar dit voorheen door de externe accountant werd gedaan. Voorstel is dat het College van B&W in de toekomst rechtstreeks verantwoording aflegt over de (financiële) rechtmatigheid van het gevoerde bestuur, aan de hand van de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. De accountant controleert vervolgens de rechtmatigheidsverantwoording op getrouwheid. De accountant kijkt dus of hetgeen het College meldt in de rechtmatigheidsverantwoording, juist en volledig is. Het huidige afzonderlijke rechtmatigheidsoordeel in de controleverklaring van de accountant komt daarmee te vervallen. De accountant geeft een getrouwheidsoordeel af over de jaarrekening, waarvan de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel uitmaakt. De aandacht voor en de controle op rechtmatigheid blijft hierdoor op het huidig kwaliteitsniveau gehandhaafd.

De gemeenteraad is op 2 maart 2021 tijdens een werksessie met raad, accountant en college bijgepraat over de gevolgen van de invoering rechtmatigheidsverantwoording. In de tabel hieronder zijn de belangrijkste wijzigingen opgenomen.

Actualisatie controleprotocol en controleverordening
In verband met bovenstaande wijzigingen is aanpassing van de controleverordening en het controleprotocol noodzakelijk. De financiële verordening wordt zo nodig ook geactualiseerd. De geactualiseerde versies worden voorgelegd aan de Audit- en Rekeningcommissie en vervolgens ter vaststelling aangeboden aan de gemeenteraad.

Continu verbeterproces
De gemeente Houten hanteert, mede op basis van de aanbevelingen van de accountant, ARC en onze eigen Verbijzonderde Interne Controle (VIC) een continu proces van verbeteringen in de administratieve organisatie en de interne beheersing. Over de voortgang van de aanbevelingen procesverbetering wordt periodiek aan de audit- en rekeningcommissie gerapporteerd. Vanaf medio 2021 wordt in deze voortgangsrapportage ook gerapporteerd over de voortgang van de aanbevelingen uit de jaarlijks uitgevoerde fraude-risicoanalyse.
De verbeterslagen zijn belangrijke randvoorwaarden om op een efficiënte en effectieve manier tot een onderbouwde uitspraak te komen over het rechtmatig handelen van de gemeente. Het gaat daarbij niet alleen om het investeren in de verbetering van procedures of processen, maar zeker ook over adequate informatievoorziening en het meer helder maken van verantwoordelijkheidsverdeling en sturen op bijbehorende houding en gedrag.

Samenhang ontwikkelpunten bedrijfsvoering
Het onderwerp rechtmatigheid vormt onderdeel van het in bovenaan deze paragraaf opgenomen klaverbladfiguur samenhangend geheel van ontwikkelpunten.